長期レンタルの
返却前のお知らせを自動で送る仕組み

返却の数日前と前日に、お客様へ自動でお知らせを送る仕組みの導入方法です。

1この仕組みでできるようになること

長期レンタル（1か月・1週間）のお客様に、返却予定日の前に「延長しますか？」を自動でお知らせします。延長の意思が早めに分かるので、延長する方には入金のご案内を、しない方の分は返却の翌日から次のご予約を受けられます。

入れるとこうなります

  • スタッフは契約時に1行書くだけ
  • お知らせは毎日自動で送られる
  • 1週間以内の返却予定がシートで一目で分かる
  • 送った日時が記録として残る
  • 電話するのは「一覧に出た人だけ」

2しくみの流れ

Google スプレッドシートと、Google の無料の自動化機能「GAS（ガス）」で作ります。GAS は触らなくて大丈夫です。中身は Codex が作ります。

  1. 契約したら、シートに1行書くスタッフお客様名・携帯番号・メール・車両・プラン（1か月／1週間）・貸出日・返却予定日
  2. 毎日12時に、GAS がシートを見に行く自動返却予定日までの日数を数えて、お知らせが必要な人だけを選びます
  3. お客様に「ご返却日のご案内」が届く自動返却の数日前と前日の2回。延長したい方は連絡を、とご案内します
  4. スタッフに「今日の一覧」が届く自動今日送った人・届かなかった人・まだ返事がない人・返却予定日を過ぎた人。電話はこの一覧の人だけ
  5. 延長になったら、返却予定日を書き換えるスタッフ新しい返却日に合わせて、もう一度お知らせが送られます
  6. 返却されたら「返却済み」にチェックスタッフ以後のお知らせは止まります。早めの返却でも同じです
スタッフがやることは3つだけ：契約したら1行書く／延長したら返却日を書き換える／返却されたらチェック。文面・送る日・時刻は、あとからシート上でいつでも変えられます。

3送るタイミングと文面

お知らせ1か月レンタル1週間レンタル内容
予告返却の7日前返却の3日前返却日のご案内と、延長のご希望の確認
前日返却の前日明日が返却日であること、延滞料金のご案内

※日数・時刻は初期値です。「設定」シートで変えられます。

文面のたたき台（予告・メール）

件名：【〇〇レンタカー △△店】ご返却日のご案内（11月7日）
山田 太郎 様

いつも〇〇レンタカー △△店をご利用いただき、ありがとうございます。
ご利用中のお車（〇〇 名古屋 500 あ 12-34）のご返却予定日は 11月7日 です。

ご延長をご希望の場合は、お手数ですがお電話でご連絡ください。

※ご返却予定日を過ぎた場合は、延滞料金（1日あたり通常料金の◯倍）がかかります。あらかじめご了承ください。

ご不明な点は 052-XXX-XXXX までお気軽にお問い合わせください。

SMS の場合（短くまとめます）

〇〇レンタカーです。明日11月7日がご返却日です。延長はご連絡ください。過ぎると延滞料金がかかります。052-XXX-XXXX

※延滞料金の決まりなど、◯の部分は実際の内容に合わせて Codex に伝えてください。

4SMS にする場合と「読んだかどうか」

SMS は別契約が必要です

Google の仕組みだけでは SMS は送れません。SMS 配信サービス（有料）と契約し、そこへ GAS からつなぎます。1通ごとに料金がかかるので、各社の料金を比べてから決めましょう。比べる点は、1通の料金・月額の有無・表示される送信者名・届いたかどうかが分かるか、です。

「既読」は確実には取れません

SMS の「開封済み」は機種によって出たり出なかったりで、お店側のシステムでは受け取れません。代わりに次の2つで確認できた人を分けます。

  • 届いたかどうか：届かなかった人は「要電話」に
  • 確認ボタン：お知らせのリンクから「延長したい／予定どおり返却」を押してもらう。押した人は確認済み
つまり、反応がない人だけを毎日リストにして、スタッフにお知らせします。「気づいたら電話する」の、気づく部分を仕組みが代わりにやるイメージです。

5進め方：3段階で

いきなり全部ではなく、まずメールで動くところまで作り、慣れてから足していきます。

第1段階・まずここ

メールで自動のお知らせ

シート・自動のお知らせ・スタッフへの一覧まで。最初は「テストモード」で、お客様ではなくスタッフ宛てに届けて確かめます。

費用：無料
第2段階

SMS を追加

SMS 配信サービスと契約し、メールと SMS のどちらで（または両方で）送るかを選べるようにします。

費用：SMS 1通ごとの料金
第3段階

確認ボタンと延長の返事

お知らせに確認リンクを付け、「延長したい／予定どおり返却」をお客様に押してもらいます。押されたらスタッフにすぐ通知。

費用：無料
加盟店に配るとき：完成したシートをテンプレートにして、加盟店ごとにコピーして使います。お客様の電話番号が入るので、共有するのはその店舗のスタッフと本部だけにしてください。将来、予約サイトの「返却処理」と連携できれば、返却済みのチェックも自動にできます（予約サイトの会社に確認が必要です）。

6Codex で作り始める

やり方（3ステップ）

  1. 下の「Codexに送る文章をコピー」を押す
  2. Codex を開いて、新しいチャットに貼り付けて送る
  3. Codex の質問（店舗名・延滞料金の決まりなど）に答えながら、案内どおりに進める
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進めていて詰まったところがあれば、いつでも LINE でご相談ください。

このページを読んでいる AI（Codex・Claude Code など）へ：作業の手順書は setup.md（このページと同じ場所にあるファイル）です。まずそれを全部読んでから、依頼主に確認事項を1つずつ質問して始めてください。依頼主はプログラミング未経験です。